Meine Top 5 Web-Tools und wie ich sie für RuhrGründer nutze

Meine Top 5 Web-Tools und Services und wie ich sie für RuhrGründer nutze

Ich bin ein großer Fan von Online-Tools.

Ohne geht es in meinem Arbeitstag eigentlich gar nicht mehr.

Gerade, wenn man parallel an verschiedenen Projekten mit unterschiedlichen Teams arbeitet – von eigenen Blogprojekten wie RuhrGründer über verschiedene Kundenaufträge bis hin zur Planung von Events wie dem RuhrSummit – helfen Web-Tools unglaublich dabei, Kommunikation und Organisation schlank und übersichtlich zu halten.

Und nicht mehr in einem Wust von E-Mails, die ständig hin und her gehen, begraben zu werden.

Auch gibt es Tools, die so komplex sind, dass sie mitunter schon einen Mitarbeiter ersetzen.

Im Laufe meiner gut fünf Jahre Selbstständigkeit habe ich eine ganze Reihe von Tools und Online-Services ausprobiert – besonders im Bereich Social Media, Projekt-Management und Produktivität.

Für mich Chaos-Queen die richtigen zu finden, die mich organisiert und auf Kurs halten, das hat schon eine ganze Weile, und auch einige Entwicklungsstufen der Tools, gedauert.

Mittlerweile habe ich die für mich richtige Kombination entdeckt und weiß, wie ich sie für meine Zwecke am besten einsetze.

Bei der Auswahl der Tools sind mir vor allem diese Kriterien wichtig:

• sie müssen möglichst einfach und intuitiv zu bedienen sein
• trotzdem sollten sie eine gewisse Komplexität besitzen für einen flexiblen Einsatz
• sie müssen mir wirklich die Arbeit erleichtern und nicht noch Zeit kosten
• sie müssen auch für Teams gut einsetzbar sein

Gerade die Komplexität vieler Tools machte es mir anfangs immer schwer, mich nicht darin zu verlieren und mich auf die Features zu fokussieren, die für mich wirklich hilfreich sind.

Genug der Vorrede.

Hier sind meine Top 5-Lieblingstools und Services und wie und wofür ich sie bei RuhrGründer nutze.

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Affiliate-Disclaimer:

Die mit einem * versehenen Links sind Affiliate-Links. Solltet Ihr darauf klicken und das entsprechende Tool buchen, bekomme ich von den Anbietern einen Empfehlungs-Bonus. Affiliate-Links findet Ihr bei mir nur, wenn ich das Tool auch wirklich empfehlen kann, weil ich selbst davon überzeugt bin. Natürlich steht es Euch frei, ob Ihr diesem Link oder einem anderen Link folgt. Ich freue mich aber über jede Unterstützung meines Blogs 🙂

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1) Organisation und Projekt-Management mit Trello

Ich arbeite in der Regel an fünf bis acht Projekten gleichzeitig. Kundenaufträge insgesamt als ein Projekt gerechnet. Die einzelnen Projekte bearbeite ich entweder allein oder mit unterschiedlichen Teams.

Mein Standard-Problem war in den letzten Jahren, dass ich irgendwann den Überblick über die anstehenden to do’s verloren habe.

Oft musste ich wegen mangelnder Übersicht Aufgaben auf den letzten Drücker erledigen oder hatte Projekte nicht mehr auf dem Schirm, so dass sie einfach eingeschlafen sind.

Ich hatte verschiedene to do-Tools ausprobiert, wie Trello (vor einigen Jahren), Wunderlist oder Asana, aber keins konnte mich in meinem Chaos unterstützen.

Wahrscheinlich liegt es daran, dass auch Trello* sich in den letzten Jahren weiterentwickelt hat – jetzt ist es nämlich mein Tool der Wahl.

Mit Trello behalte selbst ich den Überblick über all meine laufenden Projekte und weiß zu jeder Zeit, was ich wofür zu tun habe.

Was ich an Trello schon vor Jahren geliebt habe: Es ist super intuitiv zu bedienen.

Die meisten Teams, mit denen ich arbeite, konnte ich schnell davon überzeugen, es zu nutzen, weil man ohne große Einarbeitung sofort loslegen kann.

Das beste: Die Basis-Version, die zur Projekt-Organisation komplett ausreicht, ist kostenlos.

Wie funktioniert Trello?

Trello besteht aus einzelnen Boards. Für jedes Projekt beispielsweise habe ich ein Board angelegt. Manchmal auch zwei, wenn ich mit unterschiedlichen Teams an einem Projekt arbeite. So sieht mein Trello-Dashboard mit den einzelnen Boards aus.

Wenn man ein Board anklickt, taucht man in die Struktur des Projekts hinein. Ein Board besteht aus beliebig vielen Listen. Ich nutze hier beispielsweise als Standard die Listen

• Inbox/Ideen
• to do
• doing
• done
• stalled/review.

Auf die Listen können nun Aufgaben in Form von Karten hinzugefügt werden. Wenn man eine Karte angelegt hat, kann man diese wiederum öffnen und einem Teammitglied zuweisen (auch wenn man allein arbeitet, ist es sinnvoll, sich die Aufgabe selbst zuzuweisen), Fristen setzen, Checklisten, Dateien, eine Beschreibung oder Kommentare hinzuzufügen.

Ist eine Aufgabe in Bearbeitung kann sie per Drag & Drop den Workflow entlang auf die entsprechende Liste geschoben werden. Ganz easy.

Das alles kann man mit Asana beispielsweise auch machen. Was mich letztendlich aber von Trello überzeugt hat, ist, dass ich die Möglichkeit habe, alle mir zugewiesenen Aufgaben von allen laufenden Projekten auf einen Blick zu sehen – entweder nach Projekt oder Fälligkeit sortiert.

So kann ich, wenn ich Zeit habe, einfach ein paar fällige Karten wegarbeiten oder sehe, bei welchen Projekten akuter Handlungsbedarf besteht, oder wie der Stand der Dinge ist.

Bei Asana hingegen muss man jedes Projekt einzeln aufrufen, um die fälligen Aufgaben zu sehen. Ich habe lieber alles auf einen Blick.

Die erste und regelmäßige Anlaufstelle während meines Arbeitstages ist für mich also mein Trello Dashboard, zu dem ich über alle möglichen Geräte Zugang habe.

Schöne und nützliche weitere Features bei Trello:

• einzelne Karten können miteinander verknüpft werden – auch Board-übergreifend,
• Trello kann mit anderen Diensten wie Google Drive, Dropbox oder Evernote verknüpft werden,
• man kann aus einzelnen Elementen der Checklisten Aufgaben-Karten generieren – was das Anlegen von Listen erspart und das Board schlank und übersichtlich hält,
• man kann sich seine Aufgaben auch in einer Kalender-Funktion ansehen,
• jedes Trello-Board hat eine E-Mail-Adresse. Schickt man eine Mail an das Board, erscheint es als Karte – mit Betreffzeile als Titel – auf der zugewiesenenen Liste.

Gerade weil es kostenlos und so super-easy zu bedienen ist, lohnt es sich auf jeden Fall, Trello mal auszuprobieren*!

2) Content- und Social-Media-Planung mit CoSchedule

CoSchedule ist definitiv das Tool, das mir als Blogger und Content Marketer die meiste Zeit einspart.

CoSchedule* ist ein Content Marketing- und Social Media Planer, mit dem man alle möglichen Formen von Content – vom Blogpost über Social Media-Kampagnen bis zum Podcast – planen und organisieren kann. Das Tool eignet sich sowohl für Solo-Blogger als auch für Marketing-Teams.

Besonders gut funktioniert CoSchedule in Kombination mit WordPress. Dort kann man den Kalender als Plugin integrieren, kann ihn aber auch als Web- und Smartphone-App aufrufen und bedienen.

Wenn Ihr selbst Content Marketing betreibt und mehrere Social Media Kanäle bespielt, kennt Ihr vielleicht das Problem, mit dem ich mich immer wieder herumgeschlagen habe: Meine Beiträge habe ich meistens ad hoc geschrieben ohne Plan. Genauso ging es mit meinen Social Media Kanälen (Facebook, Twitter, Google+, Instagram).

Das hat vor allem immer eins bewirkt: Stress. Und Überforderung.

Dank CoSchedule habe ich jetzt alles im Blick – von der Contentplanung für den Blog bis zur Übersicht über alle meine Social Media-Kanäle.

Mit CoSchedule plane ich zunächst alle Blogposts im Voraus. Kategorien und Themenideen sammle ich auf einem Trello-Board.

Ein sehr zeitsparendes Feature bei CoSchedule sind Workflows, die man sich als Checkliste zu jeder Contentform oder zu wiederkehrenden Kampagnen anlegen und einfach runterarbeiten kann, ohne jedesmal über den Ablauf nachdenken zu müssen.

Wenn man im Team arbeitet, kann man auch hier die einzelnen Tasks entsprechenden Teammitgliedern zuweisen und auch Fristen setzen.

Das richtig Coole an CoSchedule ist, dass man zum Blogpost gleich die Promotion über die eigenen Social Media Kanäle mitplanen kann. Und das über Tage, Wochen, Monate.

Extra-Feature hier: Es können Templates für verschiedene Arten von Social Media Kampagnen angelegt werden, die das Erstellen von passenden Posts zu den neuen Beiträgen erleichtert und man diesen Prozess viel schneller und effektiver durchläuft.

Beispielsweise habe ich unterschiedliche Kampagnen-Templates zu Startup-Interviews, Know-how-Beiträgen oder News-Artikeln.

Ein weiteres Problem, mit dem ich mich immer wieder herumschlug, war, dass verschiedene meiner Social Media Kanäle immer mal wieder für einige Zeit Content-Lücken aufwiesen – einfach, weil ich keine Zeit hatte, mich um Content zu kümmern. Oder auch mal keine Lust!

Mit dem Feature „ReQueue“ ist auch das Problem gelöst. Hier werden von mir vorher festgelegte Evergreen-Beiträge oder Posts automatisch dann in den Kalender gefüllt, wenn CoSchedule eine Lücke feststellt.

So ist immer Action in den Kanälen, auch wenn ich mich länger nicht drum kümmern würde. Und das auf sehr smarte Art und Weise.

Was ich an CoSchedule besonders mag: das Team entwickelt die Software ständig weiter. Es gibt in Abständen von wenigen Wochen großartige neue Features, die dem Nutzer wirklich großen Mehrwert bieten. Das liegt hauptsächlich daran, dass das CoSchedule-Team nach dem Google-Prinzip 10x vorgeht.

Wer CoSchedule* mal ausprobieren will, kann das 14 Tage kostenlos machen. 100%ige Empfehlung für alle, die einen WordPress-Blog haben und Content Marketing betreiben.

3) WordPress Hosting mit Raidboxes

Wenn ich gewusst hätte, dass es so einfach, sicher und problemlos geht, meine WordPress-Seite zu einem anderen Hosting-Provider umzuziehen bzw. umziehen zu lassen, dann hätte ich das definitiv früher gemacht.

Aber bei mir musste es erst gar nicht mehr anders gehen. Heißt: meine Seite lief auf dem Strato-Server irgendwann so langsam, dass ich mich nicht mal mehr ins WordPress-Backend einloggen konnte.

Die Zeit war also definitiv gekommen, den Umzug anzugehen.

Was mich zudem sowieso schon lang nervte, waren die ständigen Backups von WordPress und den installierten Plugins – vor allem dann, wenn ein Plugin mir nach dem Update mal wieder die ganze Seite lahmlegte.

Auch wenn ich inzwischen damit umzugehen weiß und mir die weiße Seite keine panische Schnappatmung mehr bereitet, zu meinen Lieblingsaufgaben zählt die WordPress-Wartung nicht.

Ich habe mich also ziemlich schnell für den auf WordPress spezialisierten Hoster Raidboxes* entschieden.

Klar, es gibt in den USA oder Osteuropa günstigere ähnliche Anbieter. Bei einem Herzensprojekt wie RuhrGründer war mit aber wichtig

• zum einen, dass der Server in Deutschland steht
• zum anderen fühle ich mich irgendwie mehr auf der sicheren Seite, wenn der Support bzw. das Unternehmen in der Nähe ist – wahrscheinlich mehr ein psychologisches Ding – aber so läuft das 😉

In meinem Fall liegt das Unternehmen so richtig in der Nähe: Raidboxes ist nämlich ein junges Startup aus Münster, also quasi um die Ecke.

Wie gesagt, der Umzug zu Raidboxes war super easy. Er ist kostenlos und man muss sich um nichts kümmern. Wenige Stunden nach meiner Beauftragung lief eine Kopie auf dem Raidboxes-Server – und das viel schneller als auf meinem Strato-Server.

Der Service kostet 30 Euro netto im Monat. Dafür bekomme ich einen Server für mich allein, SSL inklusive, und alle Updates und Backups werden von Raidboxes erledigt.

Auch der Kunden-Service bei Raidboxes ist top! Bei Fragen gibt es oft innerhalb von Minuten eine Antwort per Mail. Sogar außerhalb der Geschäftszeiten.

Zu Raidboxes zu gehen* war definitiv mit die beste Entscheidung, die ich in letzter Zeit getroffen habe. Ich hab zwar keine Scheu, schon mal im Code herumzufummeln, aber das ganze auslagern zu können, ist für mich eine große Erleichterung.

4) Blogposts schreiben und Notizen sammeln mit Evernote

Mit Evernote kam ich lange Zeit nicht klar. Ich fand’s zwar cool, wusste aber nicht wofür und wie ich es nutzen könnte, ohne den Überblick über die gefühlt 2000 Notizbücher zu verlieren, die ich in kürzester Zeit angelegt hatte.

Seit ich CoSchedule als Content Marketing Tool nutze, habe ich auch Evernote für mich entdeckt. CoSchedule und Evernote kann man nämlich sehr schön miteinander kombinieren.

Evernote nutze ich heute hauptsächlich dazu, Blogpost-Entwürfe zu schreiben und Recherche-Notizen zu sammeln. Die Entwurfs-Notiz kann ich dann mit dem im CoSchedule-Kalender angelegten Beitrag verknüpfen und automatisch in WordPress konvertieren lassen – sogar mit Bildern.

Meine Notizbücher in Evernote sind auf nur wenige begrenzt und decken sich quasi mit den Boards auf Trello. So ist eine gewisse Einheitlichkeit gewährleistet. Außderdem kann ich auch meine Trello-Boards mit Evernote-Notizen verknüpfen.

Wenn ich einen ersten Entwurf runterschreibe, nutze ich Evernote am liebsten auf meinem Tablet. Mit dem weißen Fullscreen ist das ablenkungsfreies Schreiben pur.

Möchte ich auf meinem Laptop oder Desktop-PC ablenkungsfrei schreiben, nutze ich dagegen lieber den OmmWriter oder wenn ich gar nicht erst auf den Gedanken kommen möchte, mal eben schnell Mails oder Facebook zu checken, dann den Cold Turkey Writer.

Das Beste an Evernote ist wirklich, dass man es auf all seinen Geräten nutzen und miteinander synchronisieren kann und die Notizen wenn nötig auch ohne Internet gespeichert werden (sehr vorteilhaft, wenn ich unterwegs im Zug schreibe).

Ich weiß, manche nutzen Evernote für ALLES – für mich ist es das ideale Schreib- und Recherchetool, das ich perfekt mit meinen anderen Lieblingstools kombinieren kann.

5) Organisiert auf dem Laufenden bleiben mit Feedly

Feedly ist – nach der Meditations-App – das erste Tool, das ich am Tag nutze. Früher habe ich exzessiv Zeitung gelesen, heute lese ich Feedly.

Feedly ist ein Feedreader, der mir jeden Morgen die neuesten Beiträge all meiner gespeicherten Lieblingsblogs und Online-Medien liefert. Und das nach Kategorien sortiert in einem sehr angenehm lesbaren Design ohne großen Schnickschnack.

Ich nutze Feedly aber nicht nur zum Lesen, sondern auch zum Sammeln meiner Lieblingsbeiträge nach Themen und Kategorien sortiert.

Habe ich gerade keine Zeit, einen längeren Beitrag zu lesen, kann ich ihn ganz schnell in die „Read later“-Liste ablegen oder in eine spezielle Themenliste.

Ich kann Beiträge mit anderen per Mail oder auf Facebook oder Twitter teilen oder auch in Evernote abspeichern.

Gerade wenn man eine lange Liste an Blogs hat, die man regelmäßig liest, ist Feedly perfekt, um am Ball zu bleiben und die Übersicht zu behalten.

Fazit

Gerade wenn man an vielen verschiedenen Projekten mit unterschiedlichen Teams arbeitet, sind Web-Tools super, um die Organisation und Kommunikation einfach und schlank zu halten.

Meistens dauert es allerdings eine Weile, bis man für sich das passende Tool entdeckt und herausgefunden hat, wie und wofür man es tatsächlich einsetzt.

Für mich ist die prinzipielle einfache und intuitive Bedienung wichtig. Auch wenn ein Tool super-komplex und für unterschiedlichste Projekte einsetzbar ist, ist es für mich wichtig, die Nutzung einfach und übersichtlich zu halten und mich auf die Features zu fokussieren, die für meine Zwecke Sinn machen.

Das Großartige an vielen Online-Tools ist, das man sie miteinander kombinieren kann. So kann man die Vorteile der einzelnen Tools zu seinem idealen Tool-Konglomerat zusammenbauen.

Ohne welche Online-Tools kommt Ihr nicht mehr aus? Und wofür setzt Ihr sie hauptsächlich ein?

Schreibt Eure Tipps in die Kommentare!