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Deine erste Büroausstattung: Was du als Gründer wirklich brauchst

BüroausstattungDie erste Büroausstattung: Tipps und Strategien für den Einkauf

Von Carmen Radeck

Als ich mir vor kurzem einen neuen Drucker anschaffen musste, wurde mir mal wieder deutlich, wie kostenintensiv Büroausstattung sein kann und fühlte mich schlagartig an meine Zeit als Gründerin erinnert, als ich noch wesentlich mehr als bloß einen Drucker anschaffen musste.

Damals machte ich beim Kauf drei große Fehler:

  • Ich hatte beim Einkauf keinen Plan, wie viel ich eigentlich ausgeben konnte, wie hoch ich also mein maximales Budget für meine erste Büroausstattung ansetzen konnte,
  • ich kaufte Dinge ein, die ich gar nicht unbedingt am Anfang benötigte,
  • ich schaute vor allem auf den (niedrigen) Preis und nicht auf die Qualität.

Unterm Strich muss ich zugeben, dass ich alles andere als smart beim Kauf meiner Büroausstattung vorgegangen bin, wegen Unüberlegtheit Dinge kaufte, die ich nicht brauchte und an Enden sparte, wo ich lieber etwas mehr für bessere Qualität ausgegeben hätte.

Damit Du nicht die gleichen Fehler machst, hier meine Tipps und Strategien, wie Du an die Anschaffung deiner ersten Büroausstattung herangehst.

Tipps vor dem Großeinkauf: Smart planen und sparen

Wie ich aus meinen Fehlern lernen konnte, sind vor allem drei Fragen wichtig, die du dir vor dem Großeinkauf beantworten solltest:

  1. Wie hoch ist dein Budget, das du maximal für Büroausstattung aufwenden kannst und willst
  2. Was brauchst du wirklich zum Start deines Businesses, und was kann erstmal warten?
  3. Bei welchen Artikeln solltest du auf Qualität achten und eventuell lieber ein bisschen mehr ausgeben?

1. Budget festlegen

Die Büroausstattung ist Teil deiner Gründungskosten und sollte sich deshalb auch in deinem Finanzplan oder deiner Kostenstruktur abgebildet sein. Lege von vornherein fest, wie viel du maximal für die Büroausstattung ausgeben willst und kannst. Das erleichtert dir die anschließende Planung und hilft dir bei der Entscheidung, was du wirklich brauchst und wieviel Geld Du in Qualität investieren kannst.

2. Prioritätenliste: Was ist wirklich wichtig, was kann warten

Nach dem ersten Schritt hast du nun also eine Vorstellung, was du an Budget für deine Büroausstattung zur Verfügung hast. Und stellst höchstwahrscheinlich fest: Es ist arg begrenzt. Du solltest dir also genau überlegen, was du wirklich brauchst und womit du bei der Anschaffung noch warten kannst. Diese Überlegung klappt am besten in zwei Schritten. Mach dir zunächst eine erste Liste mit Dingen, von denen du meinst, dass du sie für deine Büroarbeit brauchen könntest. Brainstorme wild oder lass dich vom Angebot eines Online Büroausstatters inspirieren.

Im zweiten Schritt nimmst du dir jeden einzelnen Posten vor und fragst dich: Brauche ich das wirklich, ist das Teil wirklich wichtig, um mein Business zu starten oder kann die Anschaffung auch noch eine Weile warten. Ein eigener Beamer ist toll, aber ich kann ihn mir in der Regel auch erstmal ausleihen, wenn ich ihn brauche. Stell dir die Frage nach der Wichtigkeit gegebenenfalls mehrfach und denke über Alternativen nach, wie der Möglichkeit, sich Geräte auszuleihen.

Am Ende dieses Prozesses solltest du eine Liste mit Artikeln vorfinden, die für deinen Start wirklich relevant sind.

Lieber billig oder Qualität?

Diese Liste nimmst du dir ein weiteres Mal vor und denkst darüber nach, bei welchem Artikel du auf eine möglichst gute Qualität setzt und bereit wärest, dafür auch mehr Geld auszugeben. Das hängt natürlich stark von Deiner Tätigkeit ab.

Mein Tipp: Spare nicht an Dingen, die du wirklich oft benutzen musst.

Klassisches Beispiel: Wenn du wir ich für deinen Job hauptsächlich am Schreibtisch sitzt, spare bloß nicht am Schreibtischstuhl. Noch einer meiner Fehler, die ich schon kurz nach dem Kauf schnell bereut habe, vor allem mein Rücken. „Verstellbar“ ist eben ein relativer Begriff, besonders bei 60-Euro-Modellen. Gerade für Leute, die die meiste Zeit am Schreibtisch verbringen, gibt es tolle Stühle, die sich den Bewegungen anpassen. Das war mir bei meinem Ersteinkauf zum Leidwesen meines Rückens kein wichtiges Kritierium. Das war einzig der Preis. Kein guter Deal.

Heute investiere ich lieber ein bisschen mehr Geld in Dinge, die ich wirklich oft benutzen muss, weil sich Qualität auf lange Sicht tatsächlich auszahlt. Erst recht, wenn es um die eigene Gesundheit geht.

Deine erste Büroausstattung

Damit du gleich mit der Planung deiner ersten Büroausstattung loslegen kannst, habe ich dir eine Liste, mit den wichtigsten Artikeln zusammengestellt, die in keinem Büro fehlen sollten:

Büromöbel

  • Schreibtisch
  • Schreibtischstuhl
  • Schreibtischlampe
  • Schränke und Regale

Wenn Du Kunden hast, die zu dir ins Büro kommen, solltest du auch über Möbel wie Besucherstühle, Besprechnungstisch und Garderobe nachdenken. Eventuell sind auch Flipchart und Whiteboard mit Zubehör für deine Tätigkeit wichtig. Die Frage ist hier, ob du diese Dinge auch später anschaffen könntest und es eventuell kostengünstiger ist, sie zunächst auszuleihen, wenn du sie brauchst.

Bürotechnik

  • Computer und/oder Laptop mit Internetzugang
  • Telefon, Handy
  • Drucker/Multifunktionsgeräte

Hier nur noch mal mein Tipp: Hab immer auch die Folgekosten im Blick! Gerade bei Druckern lohnt es sich, genau hinzuschauen, was zum Beispiel Druckerpatronen kosten.

Büromaterialien

  • Drucker-/Kopier-Papier
  • Stifte, Textmarker
  • Ordner
  • Locher
  • Büroklammern
  • Ablagekörbe
  • Schere
  • Papierkorb
  • Tesafilm
  • Tacker
  • Briefumschläge
  • Notizblöcke, Post-its

Fazit

Das erste eigene Büro auszustatten – egal ob Homeoffice oder externes Büro und egal für welche Branche – kann ganz schnell enorme Kosten verschlingen. Die genaue Planung vor dem Großeinkauf ist besonders für Gründer mit begrenztem Kapital wichtig. Mit ein bisschen Nachdenken hat man smart gespart und kann sich trotzdem gute Qualität für die wirklich wichtigen Dinge erlauben.

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