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Buchhaltung für Startups – Diese 10 Fehler solltest Du vermeiden

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Buchhaltung für Startups – 10 Fehler und wie Du sie vermeidest

Die Rechnung schreibst du hinterher, wenn der Auftrag erledigt ist. Aber Buchhaltung, das ist immer.

Rechnungen zu schreiben ist nur ein Teil davon. Es gehört auch die Dokumentation der Geschäftsvorgänge dazu, Buchführung und alles für die Steuer vorzubereiten. Die Buchhaltung umfasst eine Menge Routineaufgaben und Dinge, die einfach nur präzise zugeordnet werden müssten.

Gar nicht so schwer, sollte man meinen. Aber doch ganz schön fehleranfällig, denn die meisten Gründer sind in Sachen Buchhaltung Quereinsteiger. Diese 10 Fehler solltest du unbedingt vermeiden:

Fehler 1: Gefühlte Buchhaltung

Wenn du eine Ausbildung gemacht hast, dann hattest du in der Berufsschule auch ein paar Buchführungsgrundlagen. Hochschulabsolventen hatten oft noch keinerlei Kontakt mit der Materie. Jetzt einfach alles so zu machen, wie du glaubst, dass es gemacht werden kann, ist leider nicht hilfreich. Unwissenheit ist keine Ausrede, wenn es zum Beispiel Ärger mit dem Finanzamt gibt.

Dagegen hilft: Informiere dich! Besuche einen Kurs für Unternehmensgründer, so etwas bieten zum Beispiel die Kammern an. Lies Gründermedien, um dein Buchhaltungs-Know-how auf den aktuellen Stand zu bringen.

Fehler 2: Fehlerhafte Rechnungen

Es gibt Fakten, die müssen auf Rechnungen stehen. Das sind die sogenannten gesetzlichen Pflichtangaben. Dazu gehören Empfänger und Absenderanschrift, handelsübliche Beschreibung der erbrachten Leistung oder des gelieferten Produkts, Nettopreis, Umsatzsteuersatz etc.

Wer hier Fehler macht, wartet länger auf sein Geld, weil die Kunden vor der Zahlung erstmal die Rechnung reklamieren. Mehr Arbeit macht das außerdem – für alle Beteiligten.

Dagegen hilft: Benutze eine Rechnungsvorlage oder ein Programm, dass die wesentlichen Informationen abfragt. Kontrolliere Rechnungen immer nochmal sorgfältig, bevor du sie verschickst.

Fehler 3: Zettel-Chaos

Es soll sie tatsächlich geben, die Menschen, die mit einem Schuhkarton voller Zettel beim Finanzamt vorbei kommen und so ihre Steuererklärung abgeben wollen.

Das unsortierte Chaos ist leider keine angemessene Dokumentation. Du kannst auch keine Umsatzsteuervoranmeldung machen, wenn du nicht weißt, wo deine Lieferantenrechnungen und Eingangsbelege sind. Und womöglich brauchst du die Stundenzettel deiner Mitarbeitenden, um eine Rechnung zu schreiben. Zettel-Chaos ist totales Chaos.

Dagegen hilft: Immer alles schön ordnen und abheften. Klingt trivial? Ist trivial. Aber auch sehr hilfreich, es sei denn, du begehst Fehler 4.

Fehler 4: Kein System in der Ablage

Abheften allein ist auch nicht alles. Damit sich jederzeit jeder Beleg mit einem Griff ins Regal oder wenigen Klicks am PC wiederfinden lässt, muss es ein System geben. Zum System gehört zum Beispiel, dass die Ordner logische Namen haben und sich Dateinamen immer gleich zusammensetzen und die Speicherorte konsequent eingehalten werden.

Was hilft: Konsequent an das System halten und alle im Team darüber informieren, was ihr warum, bis wann und wie, wo ablegt.

Fehler 5: Unvollständige Belege

Auf der Gaststättenrechnung die Angaben zum Bewirtungsanlass und die Namen der Gäste vergessen: Da kann es schwierig werden, den Beleg als Betriebsausgabe von der Steuer abzusetzen. Auf der Lieferantenrechnung fehlen Pflichtangaben: Schon ist es um den Vorsteuerabzug geschehen. Wenn unvollständige Belege in deine Buchhaltung geraten, ist das gerade in Sachen Steuern sparen oft ein Problem.

Dagegen hilft: Eingangsrechnungen und Lieferantenbelege immer gründlich kontrollieren und gegebenenfalls auch mal einen Widerspruch einlegen und um eine korrigierte Rechnung bitten.

Fehler 6: Belege verlieren

Ja wo ist denn die Tankquittung? Nicht in der Buchhaltung, nicht in der Geldbörse, nicht im Handschuhfach. Weg ist weg: Dinge, die du nicht belegen kannst, kannst du auch nicht von der Steuer absetzen. Keine Buchung ohne Beleg, das ist ein ganz wichtiger Grundsatz der Buchhaltung.

Dagegen hilft: Alles sofort korrekt ablegen, nichts in Taschen verschwinden lassen, das eigentlich in die Buchhaltung gehört. Kassenzettel und Quittungen immer mitnehmen.

Fehler 7: Private und geschäftliche Ausgaben auf Belegen vermischen

Toll, der Discounter hat gerade wieder günstige Büromaterialien! Schnell noch einen Karton Kopierpapier, eine Packung Textmarker, ein paar Spiralblöcke und Fineliner eingepackt. Bezahlt und fertig. Auf dem Kassenzettel steht dann schon, was welches Produkt gekostet hat. Ja. Da stehen aber auch Milch und Käse und Chips und Windeln. Für was war jetzt noch gleich welcher Anteil der Umsatzsteuer?

Dagegen hilft: Es ist viel einfacher, die Waren getrennt aufs Band zu legen und für die geschäftlichen Einkäufe einen extra Bon zu erstellen, als später in der Buchhaltung die einzelnen Posten auseinander zu rechnen.

Fehler 8: Last Minute Hero

Gehörst du zu denen, die immer erst auf den letzten Drücker so richtig in Schwung kommen?

Umsatzsteuervoranmeldung um 23 Uhr am letzten Tag, bevor die Frist überschritten ist? Leider ist es Selbstbetrug, wenn man glaubt, das sei doch noch immer irgendwie gut gegangen. Wer seine Unterlagen im letzten Moment zusammenstellt und einreicht, macht Flüchtigkeitsfehler. Die können durchaus Geld kosten, wenn z.B. Verbrauchsmaterialien in einer Rechnung vergessen werden oder Belege für den Vorsteuerabzug nicht mit angegeben wurden.

Dagegen hilft: Zeitmanagement verbessern und wöchentlich oder monatlich feste Zeitfenster für Buchhaltung mit einplanen.

Fehler 9: Unsystematisches Wegwerfen

Wegwerfen ist kein Fehler. Nur unsystematisches Wegwerfen kann dich in Bedrängnis bringen, zum Beispiel wenn ein Betriebsprüfer die Belege von vor 9 Jahren sehen möchte, für die du eigentlich eine 10-jährige Aufbewahrungspflicht gehabt hättest.

Was hilft: Informiere dich über Aufbewahrungsfristen – Projektunterlagen und Korrespondenz musst du weniger lange aufheben als Ein- und Ausgangsrechnungen. Beschrifte deine Ordner so, dass du beim einmal jährlichen Aufräumen sofort weißt, was jetzt weg kann und was nicht.

Fehler 10: Chronische Buchhaltungs-Unlust

Viele Fehler in der Buchhaltung passieren, weil Selbstständige so mit anderen Dingen befasst sind, dass sie das Thema nicht so wichtig nehmen.

Dagegen hilft: Mach dir klar, dass Buchhaltung dafür sorgt, dass in deiner Firma finanziell alles geordnet ist. In der Buchhaltung stecken die Zahlen, die dir zeigen, ob deine Firma gesund ist. Buchhaltung ist also eine richtig gute und wichtige Sache.


Über den Autor:

Paul-Alexander Thies (Foto: Billomat)

Paul-Alexander Thies (Foto: Billomat)

Paul-Alexander Thies ist Geschäftsführer von Billomat, der Online-Buchhaltung für Kleinunternehmer, Selbständige und Mittelständler. Während seines Studiums gründete Paul-Alexander sein erstes Unternehmen und weiß über die Herausforderungen der Existenzgründung Bescheid. In den letzten acht Jahren arbeitete er als Führungskraft Senior Management für Groupon, Payleven (Rocket Internet) & Travador.

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